Effizienz und Effektivität als Ernährungsberater/in - wichtiger denn je

Effektivität und Effizienz als Ernährungsberater

KEEP FOCUSED

Selbstständig in der Ernährungsberatung zu arbeiten, erfordert mehr Fokus denn je. Es gibt unendlich viele Tätigkeiten, die man täglich bearbeiten könnte, und doch generieren nur bestimmte einen direkten Output (für deinen Kunden). So kann man sich beispielsweise den ganzen Tag mit

- der Gestaltung der eigenen Website,
- dem Aufbau eigener Social-Media-Kanäle,
- E-Mail-Marketing,
- Google-Optimierung,
- Kundenakquise,
- Kundenbindung
oder der Vertiefung des eigenen Wissens beschäftigen und dabei gleichzeitig nach Perfektion streben. Man realisiert, dass der Tag nur 24 Stunden hat, und entwickelt Frustration und Hilflosigkeit vor dem Hintergrund scheinbar nicht zu bewältigender Aufgaben.

4 WESENTLICHE ERKENNTNISSE

Meine Erfahrung aus zehn Jahren Projekt- und Prozessmanagement, Beratung, dem Aufbau eigener Geschäftsideen und meiner Arbeit als Ernährungsberater:

1. Perfektion ist nicht erstrebenswert.
2. Der Kunde bestimmt den Wert.
3. Schritt für Schritt vorgehen.
4. Das Gehirn ist nicht zum (dauerhaften) Speichern von Informationen geeignet.
  

1. PERFEKTION IST NICHT ERSTREBENSWERT

Das Konzept des abnehmenden Grenznutzens beschreibt es eigentlich ganz gut:  

 „Die Zunahme des Nutzens, die beim Konsum einer zusätzlichen weiteren Einheit eines Gutes entsteht. Nach dem ersten gossenschen Gesetz nimmt mit steigendem Konsum eines Gutes der Grenznutzen dieses Gutes immer mehr ab.“ (vgl. bpb, 2016)

Ein Beispiel für Ernährungsberater/in: Das erste Eis, das an einem heißen Sommertag verzehrt wird, bringt einen hohen Genuss. Beim zweiten, dritten und vierten Eis am selben Tag ist der Nutzen des Eiskonsums bereits geringer und er sinkt mit jedem weiteren verzehrten Eis ständig. (Für diejenigen, die jetzt schmunzeln und denken „Bei mir nicht!“: Auf das Thema „Sucht & Zucker“ gehen wir einmal extra ein). 

Was hat das nun mit mir als Ernährungsberater zu tun - neben der netten Verbindung zum Eis? Wenn man eine Website aufbaut (und vorher noch keine hatte), haben die ersten Stunden Arbeit einen großen Effekt: Man ist im Internet präsent und kann gefunden werden. Jede weitere investierte Stunde wird einen immer geringeren Effekt (Output) haben. Vielleicht kennst du es selber: Du findest dich spät abends auf dem Sofa wieder, die Website bis ins kleinste Detail optimierend, total übermüdet und bereits zehn Stunden vor dem Bildschirm. Mit dieser Zeit, mit den letzten Stunden, die du darauf verwendet hast, kleinste Details auszubessern, kannst du Größeres vollbringen und an anderer Stelle einen stärkeren Effekt erzielen. 80/20 ist hier der richtige Ansatz: 80 % des Ergebnisses (deine Website) wird mit 20 % des Gesamtaufwandes (2 Stunden anstelle von 10) erreicht werden. Die verbleibenden 20 % des Ergebnisses (kleinste Anpassungen und das Streben nach Perfektion) erfordern mit 80 % des Gesamtaufwandes (die restlichen 8 Stunden) die quantitativ meiste Arbeit.

2. DER KUNDE BESTIMMT DEN WERT

Man wird als selbstständiger Unternehmer nicht für das bezahlt, was man (so über den Tag verteilt) tut, sondern für das Produkt, welches dein Kunde schlussendlich kauft (dein Output). Deinen Kunden interessiert es nicht, wie lange du an deiner Website gebastelt oder dein Logo optimiert hast.

Wir müssen verstehen, was das eigentliche Problem und die eigentliche Aufgabe des Kunden ist, das/die es zu lösen gilt. Unsere Bestrebungen sollten auf die Optimierung ebendieses Prozesses ausgerichtet sein - alles andere sorgt zwar für Input (deine Zeit), aber keinen Output (Kundennutzen und damit dein Nutzen).

3. SCHRITT FÜR SCHRITT

„Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut." Ja, okay, 5 Euro ins Phrasenschwein ... Aber da hatte nun mal jemand verdammt Recht! In unserer heutigen Gesellschaft wird uns (unter anderem durch die Medien) ein Streben nach Perfektion suggeriert.

Weiterhin unterstützt das aktuelle Bildungssystem (Abschaffung von Zivildienst, Beschleunigung der Schulzeit, Bachelor/Master-System) eine Art Drang nach Geschwindigkeit („schnell fertig werden“).

Diese Gedanken münden häufig in dem Druck, alles auf einmal schaffen zu wollen. Man steht vor der massiven Herausforderung, alle auf dem Zettel stehenden Aufgaben (die Möglichkeiten, was man alles machen kann, scheinen dieser Zeiten schier unendlich) erledigen zu wollen. Niederkniend entstehen oft überzogene Soll-Ansprüche und Muss-Denken. Frustration macht sich breit.

Es ist okay, nicht alles auf einmal zu machen. Effektivität (die richtigen Dinge tun) ist genauso wichtig wie Effizienz (die Dinge richtig tun). Meine Antwort darauf ist eine Art, sich zu organisieren, die es mir erlaubt, mich vor „Überforderung“ zu schützen und gleichzeitig meine Effektivität und Effizienz hoch zu halten. Diese möchte ich dir im Folgenden gerne näher erläutern.

4. DAS GEHIRN IST NICHT ZUM (DAUERHAFTEN) SPEICHERN VON INFORMATIONEN GEEIGNET

Wir (womöglich nicht alle von uns, aber sicherlich viele) streben nach Perfektion und danach, alles (oder zumindest vieles) auf einmal erledigen zu wollen. Ohne eine effektive und effiziente Aufgabenverwaltung können wir diesem Teufelskreis nicht entrinnen, denn: Das Gehirn ist nicht zum (dauerhaften) Speichern von Informationen geeignet. Die Angst des „Vergessens“ unterstützt das Streben, (heute) noch alles erledigen zu wollen (damit ich es eben nicht vergesse). Der Kopf ist voll - wir kennen dieses Gefühl alle.

Die Gedanken loszuwerden (um sie zu parken), ist ein sinnvoller erster Schritt. Aber Aufgaben einfach nur auf einen Zettel zu schreiben, reicht nicht, da man schnell den Überblick verliert und nicht genau weiß, wann welche Aufgaben sinnvoll zu erledigen wären. Wir tendieren dazu, in Aufgabenkategorien zu denken:

- Einkaufen
- Hauptjob
- Arbeit als Ernährungsberater/in
- Privates
- usw.

Was wir benötigen, ist eine Lösung des eigentlichen Problems: "Wann soll ich etwas tun (um mich nicht zu überfordern und dennoch fokussiert zu bleiben)?" Eine zeitliche Darstellung liegt daher nahe. Es ist am Anfang ungewohnt, hat jedoch meine Arbeit revolutioniert.

WIE? MIT TRELLO! (keine Angst: kostenlos)

Mit den Boards, Listen und Karten von Trello kannst du deine Projekte auf lustige, flexible und lohnende Weise organisieren und priorisieren. Es ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst. Ich nutze es übergreifend für alles, was es zu erledigen gilt. Auf dem iPhone, meinem MacBook und meinem Notebook auf der Arbeit. Wie Trello grundsätzlich funktioniert, kannst du dir sehr einfach auf den entsprechenden Internetseiten durchlesen oder das ein oder andere YouTube-Video dazu ansehen. Ich möchte dir nun zeigen, wie ich Trello nutze:

Trello für Ernährungsberater 

Mein wesentliches Board (welches ich täglich nutze) heißt „Next Actions“. Ich arbeite hier mit folgenden Listen:

- Heute
- Diese Woche
- Nächsten Wochen
- Irgendwann (vielleicht)
- Warten auf
  

HEUTE, DIESE WOCHE und in den NÄCHSTEN WOCHEN

In der ersten Liste habe ich alle meine Tätigkeiten stehen, die ich heute zwingend erledigt haben möchte. Diese Liste ist am Ende eines jeden Tages leer, das ist ein gutes Gefühl!

Themen, bei denen ich weiß, dass ich diese noch in der aktuellen Woche erledigen muss, finden sich in der Liste „Diese Woche“ wieder. Ich verschiebe jeden Tag einzelne Themen aus dieser Liste in die Liste „Heute“. Gleiches geschieht mit noch weniger dringlichen Themen in die Liste „Nächsten Wochen“. Es stellt sich ein positives Gefühl ein, „nichts zu vergessen“, da sich mein Gehirn mit dem Aufschreiben leert. Gleichzeitig schütze ich mich vor Selbstüberforderung durch realistische Ziele - stets transparent dargestellt.

IRGENDWANN (VIELLEICHT)

In diese Liste parke ich nette Ideen und Gedankengänge, die eine To-do-Liste aber nur vollmüllen würden, da sie nicht zum sofortigen Bearbeiten gedacht sind. Es sind eben Überlegungen, die ich nicht vergessen, aber auch nicht (unbedingt) innerhalb der nächsten Wochen abarbeiten möchte.

WARTEN AUF

Uns werden viele Versprechungen gemacht ... Sich an alles zu erinnern, ist teilweise unmöglich. Diese Liste hilft mir, meine Verbindungen zu anderen Personen und deren „Versprechungen“ gewissermaßen einzufangen, sodass ich zu einem bestimmten Zeitpunkt darauf zurückkommen kann.

WARUM DIESES SYSTEM SO GUT FUNKTIONIERT

Wie du siehst, sind in meinem (Beispiel-)Board alle möglichen Kategorien miteinander vermischt: Privates, Ernährungsberatung, kcalculator und Hauptjob. Diese Unterscheidungen mache ich auf einer sekundären Ebene mit Farben. Meine primäre Sortierung erfolgt auf der Zeitachse - nach dem Prinzip "Schritt für Schritt".

QUELLENANGABE

bpb (2019). https://www.bpb.de/nachschlagen/lexika/lexikon-der-wirtschaft/19552/grenznutzen

 

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